При организации любого мероприятия: конференции, встречи, семинара, следует подумать о месте его проведения. Обеспечить успех поможет не только содержательность темы, но и аудитория, куда будут приглашены все участники.
Как выбрать хорошее помещение
Организаторам должны волновать все мелочи, связанные с организацией мероприятия. Лучше всего сотрудничать с компанией, которая поможет выбрать помещение. учтет все детали и тонкости оформления встречи. Преимущественно, аренда зала для тренинга Киев включает в себя несколько моментов при выборе:
- Расположение, внешний вид аудитории.
- Стоимость аренды.
- Наличие вспомогательного и дополнительного оборудования.
- Услуги конференц-зала.
Расположение, внешний вид аудитории
Прежде всего на выбор вида помещения влияет тематика. Если это серьезные переговоры, то и отходить от строго стиля не желательно. Чистый современный конференц зал настраивает участников встречи на нужный лад. Нередко конференции растягиваются на 2-3 дня, а значит важно, какой будет у стен аудитории дизайн, оформление, удобство его эксплуатации.
Лучше остановиться на спокойных красках, сдержанных тонах. Можно разместить на стенах плакаты, выражающие основное направление работы компании– организатора.
Тренинги можно провести и в менее строгой обстановке. Здесь, как правило, присутствует один докладчик. Именно поэтому нужно с первых минут наладить доверительный контакт с аудиторией. Так каждый зритель будет чувствовать себя комфортно. Менее формальные залы обойдутся организаторам дешевле, даже с учетом размещения в центре города.
Заранее нужно знать количество приглашенных участников. Обязательно иметь в запасе несколько посадочных мест, на случай непредвиденных гостей. Их потребуется разместить также комфортно, не в ущерб уже пришедшим.
Рассматривать здания за чертой города допустимо в случае, когда гостей туда будет доставлять транспорт компании-организатора. В противном случае добираться туда будет гостям неудобно. Особенно, если конференция закончится вечером, а общественный транспорт уже не ходит.
Стоимость аренды
Подобрать аудиторию, которая будет соответствовать всем требованиям проведения мероприятия, и при этом за доступную цену – не просто. Крупные конференц-сервисы, как правило, предлагают различные помещения: для деловых переговоров, легких тренингов, семинаров. Укомплектованные аудитории выполняют ряд основных требований: наличие техники, удобное расположение мебели, приемлемый температурный режим в любое время года. Если организаторам необходимо дополнительное оборудование, то стоит рассмотреть вариант аренды техники.
Для неформальных встреч арендаторы предлагают небольшие по площади залы. Также в стоимость аренды нередко входит предоставление легкого перекуса в виде чая, кофе, печенья.
Наличие вспомогательного и дополнительного оборудования
Для большинства организаторов важно техническое сопровождение. Лучше всего лично посетить выбранную аудиторию и уточнить стандартную комплектацию зала, а также возможность установить дополнительное оборудование. Что потребуется для проведения встречи:
- Техника для воспроизведения звука, видео.
- Система кондиционирования.
- Оргтехника.
- Наличие Wi-Fi.
- Возможности контролировать освещение.
Перепроверить рабочее состояние оборудования следует заранее. Нередко сервисы предлагают услуги техника, который будет вести все мероприятие: обеспечит своевременное включение и выключение света, звука. микрофонов.
Услуги конференц-зала
Тренинги или другие встречи в большинстве случаев затягиваются не менее, чем на 1 день. Важно согласовать дополнительные услуги: возможность проведения кофе-брейков, обедов, размещения гостей на ночлег в доступной близости, если мероприятие рассчитано более, чем на 1 день.
Для небольших перерывов нужно подготовить комнату, которая отделит гостей от строгой атмосферы встречи. Там расположить несколько столов, стульев. на случай, если гости захотят присесть. В остальных случаях перерывы на чай и кофе проводятся в виде фуршета.
Для полноценного обеда нужно найти более просторное здание. Обычно в здании, где проводятся конференции есть место для проведения обедов. Важно сразу согласовать количество гостей и запланировать время их посещения столовой, чтобы люди не толпились в поиске свободного столика.
Можно воспользоваться услугами арендаторов. Но предварительно ознакомиться с прайсом, чтобы рассчитать, выгодно ли это организаторам. Или воспользоваться услугами кейтеринговой компании.
Если продумать все нюансы, можно выбрать комфортное помещение, при этом не платить дорого за его аренду.
Что еще важно при организации тренинга
Организатору важно правильно распределить обязанности по проведению мероприятия. Каждый должен выполнить возложенные на него задачи, тогда встреча пройдет на высоте. Аренда должна быть выполнена заранее и точно. Еще до начала поиска помещения, нужно углубиться в тематику мероприятия, выбрать докладчиков, подготовить видеоматериалы. Серьезные конференции нередко занимают несколько месяцев подготовки к ее проведению.
Если есть возможность, пригласить лектора на осмотр зала. По своему опыту докладчик четко выделит требования к размещению звукового оборудования, отметит важные и второстепенные моменты.
Предварительно нужно выбрать 2-3 помещения, и произвести их осмотр. Тут важно записать на лист бумаги все требования к залу, и озвучить их арендатору, чтобы узнать, есть ли возможность подкорректировать расположение стульев, столов, добавить оборудование, обустроить место для перерывов.
Для длительных мероприятий сразу отталкиваться от расположения отелей вблизи конференц-зала. Организаторам выгодно арендовать подготовленное помещение, нежели самостоятельно подготавливать его. Так мероприятие будет проведено последовательно и грамотно.
